DOH Change การบริหารการเปลี่ยนแปลงกรมอนามัย
blue print for change กรมอนามัย

Topic : ประชุม CCO และ CO  9 กพ.59 ที่ TK

กลับหน้าเดิม
  1. ทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลง และการมอบนโยบาย โดย นพ.วชิระ เพ็งจันทร์ อธิบดี กรมอนามัย
  2. บทบาทของ CCL,CCO,CO และกลไกในการขับเคลื่อน โดย รองอธิบดี กรมอนามัย
  3. สรุปการประชุมกลุ่ม เพื่อหาบทบาทหน้าที่ และสิ่งที่ CCO , CO ต้องกลับไปดำเนินการ เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง
  4. AAR CCO กรมฯภายหลังจากการจัดประชุม
  5. เอกสารอ้างอิง
  6. ภาพกิจกรรม


ทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลง และการมอบนโยบาย โดยอธิบดี

ฟังไป พิมพ์ไป และถอดความตามความเข้าใจของผู้บันทึก
  1. ทำไมกรมอนามัยต้องเปลี่ยนแปลง
    1. การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หนีไม่พ้น เกิดขึ้นแน่ๆกับทุกสิ่งทุกอย่าง ดังนั้นหากไม่อยากเป็นกบต้ม (ทดลองเอากบ 2 ตัว ตัวแรกใส่ลงไปในน้ำเดือด กบกระโดดออกมาจึงรอดตาย อีกตัวใส่ในน้ำอุ่นแล้วค่อยๆเพิ่มอุณหภูมิจนเดือด  ท้ายที่สุดกบตัวนี้ตาย )เราก็ควรเตรียมพร้อสำหรับการเปลี่ยนแปลง อย่าเคยชินกับปัจจุบัน จนไม่ปรับตัว จะเหมือนกบต้มตัวหลัง
    2. กรมอนามัยผ่านร้อนผ่านหนาวมามาก แต่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง กรมฯเล็กลงเชิงปริมาณ แต่ไม่ได้เล็กลงเชิงคุณภาพ  เดิมกรมอนามัยในสมัย อ.อมร นนทสุต สามารถ Mobilize ทรัพยากรไปใช้ในระดับชาติได้  
    3. กรมอนามัยจะต้องเปลี่ยนแปลงในสิ่งที่ดีกว่า คือ เป็นองค์กรหลักของชาติในการอภิบาลระบบส่งเสริมสุขภาพ และอนามัยสิ่งแวดล้อม เพื่อสุขภาพประชาชน  เราไม่สามารถเป็น National Health Authority ได้ แต่เราสามารถเป็น Secretariat body ที่จะชงประเด็นหรือเรื่องให้ National Health authority ได้ เพื่อให้ NHA กำหนดเป็นนโยบายหรือออกแบบระบบ  โดยกระทรวงจะปรับเป็น NHA เป็น National Health Policy board ที่จะดูใน 4 ระบบใหญ่คือ ระบบบริการ ระบบการส่งเสริมสุขภาพ ระบบควบคุมโรค และ ระบบคุ้มครองผู้บริโภค
    4. พันธกิจของกรมอนามัย  ทำหน้าที่ในการสังเคราะห์ ใช้ความรู้ ดูภาพรวม เพื่อกำหนดนโยบายและออกแบบระบบส่งเสริมสุขภาพและอนามัยแม่และเด็ก โดยประสานงาน สร้างความร่วมมือ และกำกับดูแลเพื่อให้เกิดความรับผิดชอบต่อการดำเนินงาน
    5. การที่จะบรรลุพันธกิจ เพื่อไปสู่วิสัยทัศน์ ต้องมีการปรับเปลี่ยนระบบ ซึ่งจำเป็นต้องมีการปรับสมรรถนะของบุคลากรให้สอดคล้องกับภารกิจใหม่
    6. จะทำอย่างไร คือทำ 3 L (Lead - Lean - Learn)
  2. 3 L (Lead ,Lean ,Learn)
    1. ยกระดับคือ Lead  โดย กรมจะเป็นการยกระดับให้เป็นผู้นำระดับชาติ ส่วนศูนย์ยกระดับในระดับเขต  ส่วนศูนย์อนามัย  ชี้เป้า เฝ้าดู รู้การเปลี่ยนแปลง การส่งเสริมสุขภาพและอนามัยสิ่งแวดล้อมในเขต
    2. ปรับเปลี่ยน คือการ Lean เมื่อจะยกระดับการนำ  ก็จำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการให้สอดคล้องกับภารกิจหลัก (Re Process) ปรับวิธีคิด ปรับมุมมอง ปรับบทบาท ตามโครงสร้างการทำงานใหม่ (พิจารณาหลังสุด) มุ่งสู่องค์กรที่มีประสิทธิภาพ (เพิ่มงานตามภารกิจหลักและลดงานและกระบวนการที่ไม่สร้างคุณค่า waste) และองค์กรคุณภาพสู่คุณธรรม
    3. สร้างความมุ่งมั่นในบุคลากรทุกคนและทุกระดับ ทั่วทั้งกรม ให้ทำงานบนฐานความรู้ (Learning Personnel) เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learn Organization) สู่ความเป็นเลิศ (Excellence) ทั้งระดับประเทศ และระดับอาเซียน
    4. การจะให้สามารถยกระดับการนำ ปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับการนำ และสร้างคนและองค์กร จำเป็นต้องใช้การบริหารการเปลี่ยนแปลง
  3. 3 D (Dream , Design , Drive) คนอยู่อย่างไม่มีความฝันและความหวัง แล้วจะอยู่แบบไร้แรงจูงใจ จำเป็นต้องทำให้ทุกคนในองค์กรฝันร่วมกัน แล้วออกแบบ (Design) และขับเคลื่อน (Drive) เพื่อให้ไปสู่ฝัน
  4. 3R คือ กรอบความคิด  การเปลี่ยนแปลงนั้นสิ่งที่สำคัญคือบทบาท ถ้ารู้บทบาท และทำตามบทบาท จะสามารถเปลี่ยนแปลงได้
  5. 3H คือ การอธิบายบทบาท โดยใช้ Body architecture ถ้าเป็นกรมอนามัย  ให้รู้ว่า ตัวเองเป็นใคร who are we  ทำงานอยู่ในไหน where are we know ทำบทบาทสำคัญที่ส่วนไหน  ทำหน้าที่นั้นได้ดีเพียงใด (จริงจัง และ รู้จริง)  การทำงานในองค์กรแบ่งตาม Body Architecture เป็น 3 ส่วนคือ Head , heart ,Hand  โดยบางคนบางฝ่ายจะทำทั้ง 3 หน้าที่ แต่มีสัดส่วนของ Head ,heart ,hand ที่ต่างกัน
  6. สิ่งที่ CCO และ CO ต้องกลับไปทำคือ
    1. ตั้งทีมขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในหน่วยงาน ให้ปรึกษาว่าทีมประกอบด้วยอะไร และพิจารณาคุณสมบัติ และโทษสมบัติด้วย
    2. กำหนดประเด็น LEAD ในหน่วยของท่าน ประมาณ 3-5 ประเด็น
    3. ยกร่าง Blue print for Change ของหน่วยงาน เพื่อไปสู่ Action plan ให้เสร็จภายใน 15 มีนาคม 2559 โดยจะ kick off ตามแผน ในวันที่ 1 เมษายน 2559
  7. ศูนย์อนามัยเขตมี Vision ของตนเองได้  การกำหนดประเด็น Lead ให้สอดคล้องกับปัญหาสุขภาพของพื้นที่เขต ซึ่งประเด็นอาจจะต่างจากประเด็นของกรม หรือจะเหมือนของกรมก็ได้ 
  1. D หมายถึง 3 D (Dream , Design , Drive)
  2. O = Organization ภายใต้ยุทธศาสตร์ 3 L (Lead ,Lean ,Learn)
  3. H = เป็นกลไกหลักในการขับเคลื่อน (Head ,Heart ,Hand)
  4. DOH = Department of Health .
  5. คน หมายถึง คนของกรมอนามัย Strong smart smile
  6. Change คือ การเปลี่ยนแปลง ตาม ยุทธศาสตร์ 3 L เพื่อที่จะไปสู่ vision
  7. Business process ของกรมอนามัย
  8. Mascot แสดงถึงความฉลาด ความคิดริเริ่ม ความทันสมัย และพร้อมสู่การเปลี่ยนแปลงที่ดีกว่า

Business Process ของกรมอนามัย


บทบาทของ CCL,CCO,CO และกลไกขับเคลื่อน

  1. โกดัก เกิดปี 2431 โดจากการทำ Film อย่างต่อเนื่อง ปี 2519 market share ของ Kodak เป็น 89%   พอเกิดกล้อง digital ปรับตัวไม่ทัน
  2. มติ ครม.17 พ.ย.2558 มี 4 คณะ ที่เกี่ยวกับเรา คือ คณะกรรมการขับเคลื่อนด้านสาธารณสุข โดยรองนายก เป็นประธาน และ รมต.สธ.เป็นเลขา แบ่งเป็น
    1. คณะกรรมการขับเคลื่อนปฏิรูปด้านสาธารณสุข ประกอบด้วย คณะกรรมการปฏิรูปด้านการสร้างเสริมสุขภาพและป้องกันโรค
  3. กรมอนามัย
    1. ทีม Lead หรือ CLL
    2. CCO และ CO
    3. สำนักบริหารการเปลี่ยนแปลง change office. โดยมีกองแผน กองคลัง เพื่อให้การสนับสนุน และ สลก
    4. CCO & CO หน่วยงาน
      1. ตั้งคณะทำงาน
      2. ทำแผน
      3. M&E
      4. รายงานส่วนกลาง
  4. Dr.John P.Kotter :  8 steps process for leading change
    1. สร้างความจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง
    2. สร้างทีมแกนนำ
    3. สร้างวิสัยทัศน์เพื่อการเปลี่ยนแปลง
    4. พัฒนาแผนการสื่อสาร
    5. ส่งเสริมกิจกรรมที่ทำร่วมกัน
    6. สร้างผลสำเร็จระยะสั้น
    7. ขจัดตัวปิดกั้นการเปลี่ยนแปลง
    8. ฝังการเปลี่ยนแปลงเข้าเนื้อใจ

การนำเสนอของกลุ่มต่างๆ

  1. กลุ่มที่  1  ใช้กลยุทธ์ 4 ส.
    • สร้างทีมนำ
      • เลือกตัวแทนจากลุ่ม/ฝ่าย
      • สร้างความตระหนักทีมแกนนำ
      • กำหนดบทบาท/หน้าที่
      • วางแผนการดำเนินงาน
    • การสื่อสาร สร้างการรับรู้ทั้งองค์กร
      • ใครมีหน้าที่ในการสื่อสาร และสื่อสารไปให้ใคร media ที่เหมาะสม
      • ช่องทางที่หลากหลาย
      • ระยะเวลาในการสื่อสาร โดยแต่ละ phase ก็จะมีความแตกต่างกัน
    • การสร้างมีส่วนร่วม 
      • ร่วมฝัน (วิสัยทัศน์ / เป้าหมาย ร่วม)
      • ร่วมคิด + วางแผน
      • ร่วมทำ
    • ส่งเสริม สนับสนุน กำกับติดตาม
      • คน มอบหมายหน้าที่การทำงานให้ชัดเจน
      • เงิน/ของ
      • วิธีการ ทำอย่างไรให้ทีมแกนนำเกิดความคล่องตัว และถ้าการทำงานมียุ่งยาก จะบริหารจัดการเพื่อให้เกิดการดำเนินการที่คล่องตัวอย่างไร
      • การกำกับติดตาม เป็นระยะๆ สม่ำเสมอ
  2. กลุ่ม 2  ขั้นตอนการ change
    • ตั้งทีมบริหารการเปลี่ยนแปลง / สื่อสารในหน่วยงาน
    • SWOT
    • กำหนดประเด็นในการ Lead
      • งานวิจัย Hot issue ปัญหาระดับประเทศ/พื้นที่ àPolicy
      • Technology ด้านการส่งเสริมสุขภาพ / สวล ซึ่งสามารถที่จะนำเครื่องมือเหล่านั้น มาต่อยอดมาทำการวิจัยได้
      • Training Center  ทำการอบรม health work force ในพื้นที่ โดยอาจจะดำเนินการในรูปของบริการสาธิต
  3. กลุ่มที่ 3  สิ่งที่จะกลับไปดำเนินการ
    • แต่งตั้งคณะทำงาน เพื่อบริหารการเปลี่ยนแปลง  รูปแบบ
      • ผอ.สำนัก จะเป็น ที่ปรึกษา หรือเป็น CCL
      • ประธาน CCO และ เลขาฯ คือ CO
      • คณะกรรมการดำเนินการ ซึ่งประกอบด้วยคณะกรรมการสื่อสารองค์กรด้วย
    • ประชุมชี้แจง สร้างความเข้าใจ ถึงวัตถุประสงค์ การเปลี่ยนแปลง
    • กำหนดประเด็นที่จะ Lead 3-5 ประเด็น
    • ทำแผนปฏิบัติการ Lead , Lean Learn และสื่อสารทั่วทั้งองค์กร
    • นำเสนอในที่ประชุมกรม เพื่อขอความเห็นขอบ และให้ข้อเสนอแนะ
  4. กลุ่มที่  CCO ควรทำอย่างไรถึงจะบรรลุผล
    • สื่อสารทำความเข้าใจ เรื่องการเปลี่ยนแปลงในทุกระดับ
    • กำหนดเป้าหมายการนำในภารกิจหลักของหน่วยงาน
      • ทบทวนบทบาท/ภารกิจรอง ของหน่วยงาน
      • วิเคราะห์หน่วยงาน และสร้างภาพฝันร่วมกัน
      • ลำดับความสำคัญของภารกิจ เพื่อที่จะเน้นหนัก (Focus)
      • คัดเลือกกลุ่มแกนนำในแต่ะภารกิจ
    • ออกแบบโครงสร้างตามภารกิจที่กำหนด
    • จัดทำแผนปฏิบัติการและระยะเวลาในการดำเนินการ
    • ติดตาม ประเมินผล และปรับปรุงการดำเนินการเป็นระยะๆ
      • ถ้าติดขัด จะเอา KM เข้ามาช่วย สร้างบรรยากาศในการดำเนินการ
      • ถ้ายอดเยี่ยม ก็ถอดบทเรียนเป็น Best practice
  5. กลุ่มที่ 5  เน้น plan do check act.
    • สื่อสารให้เจ้าหน้าที่ในองค์กร why to change ? what to change
    • วิเคราะห์ ทั้งทรัพยากร และการดำเนินการในอดีต  นำผลการวิเคราะห์ไปเสนอเจ้าหน้าที่ เพื่อขอความคิดเห็น
    • กำหนดประเด็นที่จะ Lead และ Lean อย่างไร จะ learn อย่างไร และวางแผนการดำเนินงาน
    • กำหนดกระบวนการดำเนินการ
    • ติดตาม กำกับ ทบทวน ประเมินผล
  6. กลุ่มที่ 6 ขั้นตอนในการขับเคลื่อน
    • สร้างความเข้าใจ
    • สร้างทีมนำ
    • วิเคราะห์องค์กร  จะใช้ Tool  SWOT,5C(Customer,Competitor,Competency,Collaborator,Change Analysis) ,7S PMQA
    • กำหนด/คัดเลือก และประเด็นที่จะ Lead / และวางแผน
    • ประกาศนโยบาย โดยคนทั้งองค์กรต้องรู้ว่าจะ Lead ประเด็นไหน เชิญ ผู้มีเกี่ยวข้องทุกส่วนมาร่วม
    • ปฏิบัติ  และฉลอง Small Sucess
    • Monitor
    • วิเคราะห์ ปัญหา เพื่อการปรับปรุง
    • Cerebrate
  7. บทสรุป
    1. ผอ.สำนัก/กอง/ศูนย์  ควรจะเป็นที่ ปรึกษา หรือ CCL ขึ้นกับ บริบทหรือวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร ถ้าองค์กรใดต้องการสร้างคนขึ้นมา โดย ผอ.ทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุน โดยดูอยู่ห่างๆ แต่ติดตามสถานการณ์อย่างใกล้ชิดแล้ว ก็วางตัวเป็นที่ปรึกษา แต่ถ้าวัฒนธรรมการทำงาน ฟังแต่ ผอ.ศูนย์ โดยให้ผู้บริหารตัดสินใจ แทนที่จะเสนอทางเลือก ให้ผู้บริหารตัดสินใจว่าจะเลือกทางใดทางหนึ่ง การเป็นที่ปรึกษา คงไม่สามารถเปลี่ยนแปลงไปตามแผนที่กำหนด หรือตามระยะเวลาที่กำหนดแล้ว ผอ.ก็ควรที่จะเป็น CCL มากกว่า
    2. วิสัยทัศน์
      1. ของส่วนกลางควรใช้วิสัยทัศน์และพันธกิจของกรม ไม่สร้างวิสัยทัศน์และพันธกิจใหม่ แตควรที่จะ Alignment และ integration ไปสู่วิสัยทัศน์และพันธกิจของกรม
      2. ของศูนย์เขตนั้น เราเหมือนยืนอยู่ 2 ขา คือ ขาของกรมฯกับขาของเขตสุขภาพ ซึ่งเขต เพราะฉะนั้นจึงควรเป็น hybrid คือส่วนผสมระหว่าง กรมและเขต  จึงสามาถวิสัยทัศน์ยของเขตได้
    3. ส่วนที่หน่วยงานจะทำคือ ทำ Blue Print for change และ Action plan โดย
      1. กำหนดไปสร้างทีมงาน (ประกอบด้วยใครบ้างมีหน้าที่อะไร)
      2. วิเคราะห์องค์กร ใช้เครื่องมือที่อิสระ ที่เหมาะกับองค์กร ทบทวนกระบวนงาน
      3. กำหนดประเด็น Lead อย่างน้อย 2 ไม่เกิน 5
      4. การสื่อสารและกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งองค์กร
      5. เตรียมยกร่างแผนบริหารการเปลี่ยนแปลงในหน่วยงาน
    4. สรุป หล่อหลอม ความคิด กำหนดทิศทาง ทำงานเป็นทีม สร้างบรรยากาษการเปลี่ยแปลง และหาวิธีการใหม่ ชับเคลื่อนกรมอนามัยเป็นองค์กรนำด้านการส่งเสริมสุขภาพและอนามัยสิ่งแวดล้อม

After Action ภายหลังการประชุม 

  1. CCO และ CO ที่มามีความมุ่งมั่น จะทำอย่างไรที่จะ Maintain ความมุ่งมั่นดังกล่าวให้ต่อเนื่อง  และจะสร้างความมั่นใจให้ CCO และ CO อย่างไร ซึ่ง Change office ของกรม ควร Support CCO, CO ของ หน่วยงานใน 2 เรื่อง คือ
    1. Support ในส่วนวิชาการ
    2. Support ในส่วนของกระบวนการ Change
  2. การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องของการเรียนรู้  ต้องฝึกการคิดอย่างเป็นระบบ และไม่ควรใจร้อนที่จะโยนตัวอย่างให้  เพราะจะทำให้หน่วยงานต่างๆ คว้าไปใช้โดยไม่ติด  ไม่ผ่านกระบวนการคิดเชิงระบบ และไม่ตัดเสิ้อโหลให้ 36 หน่วยงานใช้ แต่อยากให้เห็นความหลากหลายของแต่ละหน่วยงาน แล้วถอดบทเรียน ว่าหน่วยงานที่ประสบผลสำเร็จเขาทำอย่างไร และที่ไม่ประสบความสำเร็จอะไรคือปัจจัยที่ทำให้ไม่สำเร็จ
  3. แบบฟอร์มต่างๆ ให้ทำแบบ Semi Structure โดยถ้าชัดไป ก็จะทำให้ไม้คิด รีบคว้าไปใช้  ถ้าไม่มีเลยก็จะทำให้กลุ่มเสียเวลาคลำหาทาง  และแทนที่จะทำเป็นแบบฟอร์มที่ชัดเจน ให้เปลี่ยนเป็นคำถาม เพื่อกระตุ้นหาคำตอบ

เอกสารอ้างอิง

  1. Kotter 8 steps to accelerate change in 2015
  2. Power point ทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลง และการมอบนโยบาย  นพ.วชิระ เพ็งจันทร์ อธิบดีกรมอนามัย 
  3. Power point บรรยายบทบาทของ CCO ,CO  นพ.ธงชัย เลิศวิไลรัตนพงษ์ รองอธิบดีกรมอนามัย 

ภาพกิจกรรม


น.พ.ชลทิศ อุไรฤกษ์กุล Web Site เพื่อการแบ่งปันข้อมูลข่าวสารและการเรียนรู้
Dr.Chonlatit Urairoekkun M.D.,M.P.H.,M.B.A. - Director of Health Promtion Center Region 5 - Ratchaburi